隨著社會經濟的發展,企業對于秘書人才的要求也在不斷地提高。他們的工作早已從文件信息傳遞延伸到信息的收集、匯總與提煉;從日常的外聯活動擴展到內部的溝通協調等各個方面。這就需要秘書掌握多方面的知識與才能來支持。由于崗位特點,女性秘書一直占著相當的比例。向陽生涯職業咨詢機構接待的數百位職場女性朋友中,從事秘書職位的竟達到了41%。而在這些女秘書中67%超30歲“高齡”。

出鏡人物:Cynthia 女,31歲,某外企中方總經理秘書
Cynthia畢業于北方的一所知名大學的英語專業。畢業后在上海一直從事秘書工作。雖然所在公司待遇算不錯,但始終有一種緊迫感。她不想一輩子都當秘書,可五六年過去了仍找不到任何晉升機會。眼看曾經的同學升職的升職,結婚的結婚,至今依然單身的她心急如焚。她想過轉換行,可發現自己除了行政事務方面也沒其他的一技之長了。眼看已到了而立之年,Cynthia不知道自己還有多少青春可以等,沒有職業方向的她走進了向陽生涯咨詢室,希望得到CCDM職業規劃師的幫助。

Cynthia的案例很有代表性,反映了“30歲女秘書”的內心困惑。她們大都希望自己能夠有一個發展更加廣闊的平臺。但苦不能結合自身的特點清晰定位,未來的職業發展的確令人堪憂。CCDM職業規劃師總結出,他們的困惑揭示了秘書職業的三大特性。

一、潛在的年齡界限
雖然也有人將秘書這個職業從事了一生,但相對大多數人而言,秘書還是有年輕化的特性。放眼當今企業的秘書崗位,80%都是被年輕女性占據。這與秘書所需要的細心、周到的特點不無關系。而年輕人之所以選擇這個職業,一是入行易,二也是希望以此為平臺,為將來的發展做準備。秘書一旦超過五年而在未來又看不到任何提升機會,必然會產生迷茫與困惑。如同案例中的Cynthia,年齡于她而言是一種警報。

二、缺乏專業技能
雖然現代社會對秘書的要求在不斷地提高,但,秘書掌握的畢竟是處理日常事物及人員溝通等通用技能,無需任何專業知識背景。一旦想要轉行,難度很大。這也是Cynthia所遇到的困擾之一。在大學時讀的英語專業,但是她發現公司中很多年輕的新員工英語都很出色,而且除此以外,他們還有其他的專業背景,這樣Cynthia很是羨慕。反觀Cynthia本身,因為她的專業已經不再是她的優勢,并且在日常工作中也無法積累其他領域的經驗,倒顯示出她優勢與能力退化的趨勢,這也是眾多“30歲秘書”的共同困境。

三、易被新人代替
Cynthia:“青出于藍而勝于藍呀!公司里的年輕人真的很厲害,再加上我的崗位容易切入,讓我很有壓力。” Cynthia的話反映了秘書共同的心聲。如果在從事秘書的過程中,不注重知識培養及專業提高,只會讓自己的能力在社會的競爭中失去優勢,并且造成自己的學歷退化。職場如逆水行舟,不進則退!當“30歲女秘書”失去了年齡以及能力的優勢后,煩惱便會接踵而來。競爭激烈、新人輩出這是一種社會的必然,而社會環境是無法轉變的,對于每一位職場人士而言,盡量地提高自身的能力是唯一的解決方法。

正如羊皮卷中所寫:“一切問題、沮喪、悲傷,都是喬裝打扮的機遇之神。”向陽生涯首席職業規劃師洪向陽指出:“機遇”的觀點用在職業生涯規劃的領域中也是一樣,每一次的困惑與苦惱其實都預示著職業生涯新的開始,只是看你要如何把握。

下面是向陽生涯通過多年的咨詢案例,結合職業規劃的專業理論提煉出30歲女秘書事業走向成功的三大步驟:

第一步:提前確立未來發展方向
因為秘書行業的特殊性,一旦超過了30歲易面臨諸多危機,尤其是女性朋友。那么及時確立未來的發展方向就變得勢在必行。向陽生涯CCDM職業規劃師指出,眾多前來的咨詢的“30歲女秘書”面臨困惑的根本原因是,對于未來的職業發展她們沒有提早做好準備。職業方向是職業生涯規劃與發展的基礎,可以指導個人快速實現自己的職業目標,少走彎路。

第二步:及時充電為將來奠定基礎
秘書的入職門檻較低,換言之,秘書大都不具明顯的核心競爭力。這一點是造成從業多年的秘書學歷退化的根本原因。培根說過知識就是力量。運用在職場上我們可以理解為“知識就是通往職業生涯發展的大道。”想要走出這種困境,身為秘書必須及時充電,不斷地培訓自身,用更專業的知識武裝頭腦,緊跟時代的步伐。

第三步:工作中注重人脈的積累
雖然秘書的工作并不是一個發展空間巨大的職位,但是這項工作之中潛藏著一個優勢:與人打交道的機會。企業中只有經理及以上的人員才可以配備秘書,與他們工作往來的人大多身居要職。所以,作為領導的發言人,秘書就擁有了和這些人員交流的絕佳機會。留意這些人際資源就是把握了秘書一職的優勢資源。他們或許就成為你明日的合作伙伴。

怎樣把握這些人脈資源?如何利用好這些資源是困惑大多秘書問題之一。
首先,在工作中要有平等的觀念,更要注重對弱勢者的體恤,是一種遵循世道人心法則的智行善舉,它往往會在人群中產生向心效應,提升自己的影響力,其“人脈資源”就會有效地被你開掘利用,使你成為人們的尊敬者、崇尚者。
其次,以“助人而人助”指導自身的行為。中華民族自古至今一直延綿傳承著感恩相報的傳統交際心理和情結,“滴水之恩當涌泉相報”被世人奉為道德行為準則。所以,以這種傳統的交際理念去開掘利用“人脈資源”,仍然有著強大的慣性作用,同樣會使你的人生出彩。

最后,將平日搜集到的名片和聯系方式認真整理、仔細劃分,這樣在關鍵的時刻才可以將這些人脈充分地利用起來。最重要的是,在與他們進行交談的過程中,你很有可能得到有價值的信息,成為你職業發展的機遇。

“30女秘書”的壓力與困惑不僅來自于職位本身,也有來自于家庭,她們會考慮更多現實問題,也因此急需要專業的建議與指導。其實,在向陽生涯職業咨詢機構接觸到的成功案例中,她們的都有一個共同的特點,那就是一個準確的職業定位和一份系統可行的職業規劃。在明確職業定位的基礎上,依托你中長期的職業發展規劃,在選定的行業領域大量地吸收專業的知識,培養專業技能,突破30歲的瓶頸將會輕而易舉。而作為向陽生涯CCDM職業規劃師們,希望可以通過自己的專業理念幫助正陷入困境的“30歲女秘書”打開一扇通往幸福與成功的職業大門。

洪向陽簡介:上海向陽生涯管理咨詢有限公司 首席職業規劃師、總經理,CCDM中國職業規劃師認證培訓專家組秘書長。美國APT心理類型協會和APP澳大利亞心理學家出版社MBTI認證施測師。